ในยุคปัจจุบันนั้นความก้าวหน้าของเทคโนโลยีนั้นล้ำหน้าไปอย่างมาก ซึ่งนอกจากจะเป็นส่วนหนึ่งของการใช้ชีวิตของมนุษย์ในแต่ละวันแล้ว ยังมีส่วนช่วยทำให้อะไรที่เคยยุ่งยากกลับง่ายขึ้นด้วย เช่น ตอนนี้ทุกคนสามารถสั่งซื้อของออนไลน์ได้ง่ายๆ แบบไม่ต้องออกจากบ้าน เพียงแค่มีสมาร์ทโฟน หรือคอมพิวเตอร์ และสัญญาณอินเทอร์เน็ต เพียงเท่านี้ก็รอรับให้ของมาส่งถึงที่แบบไม่ต้องเสียเวลาไปซื้อด้วยตัวเองอีกต่อไป ซึ่งในส่วนของผู้ประกอบการเองนั้นก็ได้มีการนำระบบการจัดซื้อออนไลน์ หรือ E-Procurement มาใช้เพิ่มขึ้นเรื่อยๆ

โดยระบบการจัดซื้อออนไลน์ที่ว่านี้ คือ ระบบจัดซื้อที่ได้นำเอาเทคโนโลยีมาช่วยในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างในองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สะดวกรวดเร็ว รวมถึงมีความแม่นยำมากกว่าเดิม ไม่ว่าจะเป็นในขั้นตอนของการติดต่อขอใบเสนอราคา การออกใบสั่งซื้อให้ผู้ผลิต การจัดส่งสินค้า หรือการออกใบเรียกเก็บเงิน โดยผู้บริการสามารถติดตามคำสั่งซื้อได้ในทุกขั้นตอน ซึ่งพูดมาถึงตรงนี้หลายคนก็น่าจะรู้แล้วว่าระบบการจัดซื้อออนไลน์ หรือ E-Procurement นี้มีประโยชน์อย่างมาก แต่จะมีข้อดีอย่างไรบ้างนั้น ตามมาดูกันเลย

ข้อดีของระบบการจัดซื้อออนไลน์ (E-Procurement)

ระบบจัดซื้อออนไลน์นั้นนับว่ามีข้อดีหลายประการ โดยมีตัวอย่าง ดังนี้

• ความโปร่งใส การนำระบบนี้เข้ามาใช้ในองค์กรนั้นตอบโจทย์อย่างมากในด้านของความโปร่งใสสำหรับการจัดซื้อจัดจ้างในองค์กร เนื่องจากทุกขั้นตอนมีการเก็บข้อมูลอย่างเป็นระบบ อีกทั้งยังสามารถตรวจสอบหลักฐานย้อนหลังได้ นับว่าเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยลดปัญหาทุจริตที่อาจเกิดขึ้นในองค์กร
• สะดวก รวดเร็ว ระบบการจัดซื้อออนไลน์นั้นช่วยลดเวลาการทำงานได้อย่างดี โดยสามารถช่วยให้ทีมจัดซื้อวางแผนค่าใช้จ่ายในอนาคตได้อย่างง่ายดาย เนื่องจากสามารถดูข้อมูลเชิงลึกผ่านระบบได้ ไม่ต้องเสียเวลาเรื่องเอกสาร
• ลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น เนื่องจากทุกขั้นตอนของการจัดซื้อจัดจ้างนั้นสามารถทำได้ผ่านระบบอย่างรวดเร็ว จึงมีส่วนช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงานจากการทำคำสั่งซื้อแบบเอกสาร อีกทั้งยังช่วยให้การใช้งบประมาณมีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นด้วย
• ตรวจสอบการใช้จ่ายได้ อีกหนึ่งข้อดีของระบบการจัดซื้อออนไลน์คือผู้บริหารสามารถตรวจสอบรายละเอียดของคำสั่งซื้อและการใช้จ่ายต่างๆ ได้ตลอดเวลา อีกทั้งยังสามารถดึงข้อมูลต่างๆ มาตรวจสอบเพื่อวางแผนกลยุทธ์ด้านการสั่งซื้อให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิมได้ด้วย

จากทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่าการนำระบบการจัดซื้อออนไลน์มาใช้งานในองค์นั้นมีประโยชน์มากมาย เพราะนอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้างแล้ว ยังสามารถติดตามขั้นตอนได้อย่างรวดเร็ว และทำได้ตลอดเวลา รวมถึงมีความแม่นยำและโปร่งใสมากกว่าการทำเอกสารแบบเดิมด้วย